隨著圖書館自動化、網絡化、現代化程度的加深,圖書館已經采用條形碼技術實現了圖書采購、編目、借閱的自動化。那么,期刊文獻的管理能否也采用條形碼技術,實現期刊文獻的自動化管理？
我們知道:條形碼技術是在計算機的應用實踐中產生和發展起來,并由美國人喬·伍德蘭德于19４9年提出來的一種自動識別技術。條形碼,即計算機可讀的一種信息符號。它是由一組寬度不同,反射不同,平行相鄰的條和空按照一定規則組合起來,反映和表示一種特定內容的代碼。該技術一經產生,便迅速推廣開來。
我國于1998年成立了中國物品編碼中心。其中,ISSN/EAN這一權威性期刊代碼在全國期刊中得到廣泛地推廣和采用。這樣就為期刊文獻的自動化管理提供了前提條件。因此,筆者認為,采用條形碼技術,實現期刊文獻的自動化管理是完全可行的。
國際期刊ISSN/EAN條形碼及其結構國際期刊ISSN/EAN條形碼是ＥＡＮ條形碼的一個子系統。它是由國際連續出版物數據系統（ISDS）國際中心和歐洲商品編碼協會（EAN）協商建立的。國際期刊條形碼的主要作用是將期刊的國際刊號（ISSN）和期次號等信息轉換成ＥＡＮ的條形碼形式,最終達到光筆聯機輸入處理。國際期刊ISSN/EAN條形碼是由主體部分和附加部分組成。主體部分由期刊前綴代碼,期刊的品種號、條形碼的齡期號和校驗碼四個部分組成,其具體結構是:
期刊的前綴代號:2位數,所有ISSN/EAN條形碼具有一個共同的前綴“977”。<BR>期刊的品種號:7位數字,即ＩＳＳＮ國際標準刊號的前7位數字。
條形碼的齡期號:2位數字,表示該種期刊采用條形碼的齡期,表達方式為00-99。
校驗碼:1位數字,其值是由前面的12位數字通過計算得出。
附加部分:2位數字,表示該刊的當期期次號或月次號。表達方式為00。如《世界經濟》（月刊）1998年第8期,其條形碼（見圖1）是“97710029620090８〉”。“977”為期刊前綴代號;“1002962”為該刊的品種號;“00”為條形碼的齡期號;“9”為期刊校驗碼;“08”則為期刊的期次號（第8期）。《民主與法制》（半月刊）1998年第17期條形碼（見圖2）是“977100317200117〉”。其附加部分“17”亦為期刊的期次號（第17期）。《了望》（新聞周刊）1998年第35期的條形碼（見圖3）是:“977100257200035〉”。“35”亦為期次號（第35期）。而《經濟體制改革》（雙月刊）1998年第4期的條形碼（見圖4）是:“977100601200708〉”。其附加部分“08”則為期刊的月次號（8月）,顯示的是第4期。季刊亦如此。國際期刊ISSN/EAN條形碼在期刊文獻管理中的可行性及優勢21ISSN/EAN條形碼的可行性。國際期刊ISSN/EAN條形碼是唯一的將期刊文獻標識到某種期刊的某一期次的條形碼。ISSN/EAN的唯一性便可使期刊的計算機自動識別成為可能。
目前國內公開發行的期刊ISSN/EAN條形碼就印在封面或封底上,非常醒目,這為計算機掃描錄入提供了方便,省去了鍵盤錄入的翻查之煩。
識別速度快。
條形碼是由點、線或空間組成的條線標簽。它與主機的字符一樣都具有某些二進制的特點,故輸入轉換環節少;而且,條形碼的閱讀采用掃描式,掃描錄入速度為1600-1900字符／分之間,這是鍵盤錄入所不能及的,所以大大提高了輸入識別速度。2４錄入數據極為可靠。ISSN/EAN條形碼中有校驗位,可對錄入的信息進行正確校驗,即使錄入速度很高,也可以防止信息的誤讀與漏讀。在條形碼的印刷質量和掃描環境欠佳的情況下,信息的差錯率僅為三百萬分之一。
國際期刊ISSN/EAN條形碼在圖書館的具體應用;條形碼的具體應用需要由光筆條形碼閱讀器、微機和期刊管理數據庫組成的自動掃描識別處理系統,以及由通過網絡連接若干自動掃描識別處理系統組成的電子數據交換系統。其基本的工作進程為:通過光筆（或掃描器）掃描期刊上的ISSN/EAN條形碼,自動轉換計算機可識別的二進制代碼輸入電腦的期刊管理系統進行處理。根據分解出來的信息,我們可以對期刊進行許多方面的自動化管理。
期刊的訂購系統管理。
國際期刊ISSN/EAN條形碼是由主體部分（期刊前綴代碼、期刊品種號、條形碼齡期號、校驗碼）和附加部分（期刊期次號或月次號）組成。那么,在期刊訂購系統中,只要掃描到期刊條形碼的主體部分,即可從數據庫中提取到該種刊及館藏情況。然后,將新一年的定價、訂購份數及訂購渠道等輸入后,進行打印、計算、統計等工作。但條件是,郵局和自辦發行單位在制訂目錄和訂單時把期刊的ISSN/EAN條形碼也印制在上面,這樣不僅方便發行統計管理,也方便圖書館期刊文獻的訂購管理,避免了訂購查重時翻檢卡片目錄之繁。
現刊驗收系統管理因為國際期刊ISSN/EAN條形碼的附加部分是期次號或目次號,這樣只要著錄時在刊名后注明其周期,便可通過掃描收到現期期刊條形碼的全部組成,完成現期期刊的登到程序。同時,亦可顯示詳細的現刊到館情況及架位,進行年度統計,打制催缺期刊單。而目前的手工登到卡片大多按漢語拼音順序排列,在登到前需把刊物也按漢語拼音順序排列,這樣費時費力,很容易出現漏登或錯登等情況。如果采用條形碼登到,將會減少手工操作的弊端,真正實現期刊微機管理和充分發揮ISSN/EAN條形碼的優勢。
過刊入藏系統管理現刊驗收到年底,往往就要下架,裝訂成合訂本,成為過刊。重新入藏到過刊庫。以待用戶回溯檢索、查閱。采用條形碼對過刊進行管理,同樣只要對國際期刊ISSN/EAN條形碼主體部分（期刊的前綴代碼、期刊品種號、條形碼齡期號、校驗碼）進行掃描。即可實現微機管理,包括驗收、編目、登錄、合價、統計、結帳等。這樣便省去了手工操作的驗收、抽卡片、登錄、合價、結帳、統計等多種工序,實現了一次掃描,多種輸出的自動化功能。同時,在編制裝訂清單,顯示館藏及位置方面,ISSN/EAN條形碼也顯示優勢。
期刊的編目系統管理通過ISSN/EAN條形碼主體部分和經過編目的數據庫,可將所需目錄信息存入本館期刊的數據庫。并建議CNNARC格式中加入條形碼著錄項。當然,目前尚有少數刊物還沒有使用ISSN/EAN條形碼,但不能因此一葉障目,忽視條形碼的存在。采用條形碼技術,實現物品的自動化管理已成為當今世界的大趨勢和重要手段。作為文獻集散地的圖書館,在提倡文獻資源共享,期刊文獻倍受青睞的今天,條形碼技術就更加顯示出優勢。為此,筆者認為,圖書館界更應進一步開發期刊ISSN/EAN條形碼技術,實現期刊文獻自動化管理,提高期刊管理的科學性、準確性和及時性。從而使圖書館的自動化管理水平再上升到一個新的層次。
