庫存管理技術

庫存管理中涉及到的幾個主要業務包括：商品訂貨量的確定、盤點（循環盤點、總盤點），商品轉庫、調撥，脫銷、斷檔商品分析，超過最大、小于最小庫存預警，商品保質期預警、報長短管理等，以下是以單品管理為核心，對其中的幾個主要內容進行討論。

一、確定商品訂貨量
對商品庫存控制的第一個環節是訂貨數量的控制，這是因為訂貨數量過大不但會造成庫存的積壓，增大資金的占用，而且也造成庫位的浪費，增大物流的成本。如果訂貨數量過少，則可能造成商品的脫銷及斷檔，同樣會影響銷售，給企業經營造成損失。所以確定合理的訂貨數量對企業經營情況來說非常重要。一般由采購員在每天的上班后由系統自動產生建議訂單。
只有當商品當前庫存量小于（安全庫存天數）×（日平均銷售量）時才生成建議訂貨量。其中：安全庫存天數是訂貨在途天數。
日平均銷售量=最近n天總銷售量/n（n由企業設置，一般為30）
具體訂貨量按如下公式確定：
訂貨量=庫存控制目標天數×（日平均銷售量 在批發量-當前庫存量-再訂單量）
庫存控制目標天數=訂貨在途天數 m
“m”由企業根據商品資金占用情況、商品周轉天數、利潤情況、訂貨費用（如：運費）、類別、保質期不同而確定。
從上面公式來看，當最近日平均銷售量增大，而其它參數不變時，訂貨量增大。反之，訂貨量減少。

二、關于盤點
盤點是企業經常要做的重要工作之一，它的最終目的是為了保持商品的帳存數量與實際庫存數量的一致。這是因為，無論是訂貨、庫存上下限預警、庫存水平分析、積壓及斷檔分析都是以商品帳存為依據的，如果商品帳存數量不準確，勢必會影響其它業務的正常進行。因此，商業企業中每個部門都隨時（或半個月、一個月）進行一次循環盤點，每半年或最多一年進行一次總盤點。下面是對循環盤點及總盤點的業務過程進行介紹。
1、循環盤點
循環盤點在企業中應用非常廣泛，它具有如下四個特點：1）不用停業，也就是讓顧客感覺不到你在盤點；2）不會因為盤點給企業造成經濟損失，同時聲譽也不會受影響；3）企業可以根據自己實力進行盤點，可以有針對性地盤點。也就是說：可以對整個商場進行盤點，也可以對某些部門、某些小組、某些類別甚至某個商品進行盤點。4）循環盤點可以是隨意的，也就是您想什么時候盤點都可以。比如：當你對某一商品產生疑問的時候，你可以對它進行隨時盤點。
循環盤點業務可以通過計算機信息管理系統進行。
下面以某公司開發的計算機盤點系統為例進行簡要介紹。
第一步：生成盤點帳存表
我們知道，循環盤點可以根據商場的實際情況進行。盤點的單位可以是商場、庫位、部門、類別、小組或一種商品。首先我們看到的盤點帳存表，提示是否將以前的帳存表刪除，假如你上周盤過點，由于數量的差距較大，需要對此商品重盤，這時就要將上次的盤點表刪除，你可以對一類或一種商品進行多次盤點，直到你認為盤準確為止。
盤點的日期系統自動生成，盤點范圍是食品部、百貨部還是針對每一個單品由用戶自己定義。選擇好盤點范圍后按“生成”按鈕，系統自動生成帳存表。可按“查詢”按鈕進入盤點商品帳存數量查詢。在此可查詢生成盤點表的商品編碼、商品名稱、所屬部門、庫位、經營方式、庫存數量及盤點日期等等有關信息，在此可以打印盤點日期等等有關信息，在此可以打印盤點帳存表內容。
第二步：打印盤點單
在盤點單中包括的項目有：商品庫位、所屬部門、類別、商品編碼、商品名稱、經營方式、實盤數量及盤點日期，這里不輸出商品的帳存數量。商品結存的數量不輸出的原因有二個方面：①為了避免作弊，帳存的數量一旦告訴盤點人員，他就有可能按照機器里面的帳存去填寫。②為了讓盤點的實物負責人認真盤點，如有的盤點人員對盤點不重視，不能夠認真準確地清點商品數量。一旦將帳存的數量告訴他，他有可能不去認真的盤了，就按照帳存數量去寫。例如：上月的結存是10個，這一段時間累計進貨是20個，銷售是25個，結存是5個，如果將結存告訴他，由于他對盤點重視不夠或者說在這里有作弊的行為。他可能不去盤點這批商品，而按照帳存的數寫。那么等于給他制造了一個犯錯誤的機會。所以說帳存數不能告訴盤點人員。
第三步：盤點
盤點人員按照盤點單到指定庫位清點商品，并且將數量填入盤點單中實盤數量處。使用盤點機進行盤點，可以采用二種方式：①輸入商品編碼及數量，②逐個掃描商品條碼。
第四步：盤點單錄入/審核
進入盤點單錄入界面，調出對應的盤點帳存表，將實盤的數量錄入進去。實盤數量你可以在任意一個時間錄入。單據編號自動生成，盤點部門必須是已經生成盤點帳存表的庫位、部門或小組。如果是使用盤點機進行盤點，這時需要將盤點數據導入到實盤數量處。
輸入實盤數量后，要有權威部門來確認，就是有人負責檢查或抽錄入的是否準確，確保數量錄入的準確，就可以審核生效。
第五步：生成盤點盈虧表
當需要盤點部門的實盤錄入完以后，就可以生成盤點盈虧表，生成的盈虧表可以查詢或打印輸出。在此可以查詢盈虧的商品庫位、部門、小組、類別、編碼、名稱、經營方式、實際數量、帳存數量、盈虧金額及盤點日期等。需要強調的是這里只列出有盈虧的商品，例如：帳存是10個而實際是8個或12個，這些帳存和實盤不一致的商品全顯示出來。帳存和實盤的數量相同的不顯示，如帳存是10個實盤也是10個就不顯示了，如：帳存是10個實盤也是10個就不顯示了。對數量出入較大的商品還可以進行重盤，例如：帳存是100個實盤是90個，對于這樣的商品需重盤，可以反復進行盤點。通過查詢商品的盈虧數量，可以發現商品是丟失了、是盤錯了還是錄入人員錄入錯了或其他原因。
第六步：盤點記帳
盤點記帳是整個盤點確認的過程，這里還是針對商品有盤盈和盤虧的商品進行記帳。記帳后庫存就發生了相應的變化。凡是有盈虧的商品列出商品編碼、名稱、實盤數量、帳存數量、成本單價、盈虧金額，通過盈虧了幾個，每一個商品的盈虧金額都在盈虧的盤點記帳表里體現出來了。無論盤盈還是盤虧，如果有經銷的帳，沒有經銷的帳，沒有經銷記代銷。系統是這樣處理商品盈虧的，一種商品上次結存是10個，在這段時間進貨20個銷售是25個，則結存應該是5個。但在盤點時候發現剩8個了，這說明盤盈了3個，這時只要進入盤點記帳模塊，系統自動將帳存數量改為8個。庫存記盤盈3個，增了3個經銷庫存，同時自動產生經銷商品的入庫批次號。相反，還舉剛才的這例子，假設盤虧了，例如：一種商品上次結存是10個，在這段時間合計進貨20個，這段時間的銷售是25個，結存應該是5個。但在盤點時候發現只剩2個了。這說明盤虧了3個，這時只要進入盤點記帳模塊，系統自動將帳存數量改為3個，銷售數量改為28個。對于盤虧的商品系統視同銷售處理，必須與供貨商結款，因為丟失是本企業自己的管理問題，盡管商品丟了，也要給供貨商結帳。這時在查詢商品庫存明細進、銷、存的三級帳和批次進銷存時，系統自動將盤虧的3個記錄下來。對于盤盈情況來說，盤盈金額取指定商品當前最小的批次進價乘以盤盈數量。商品盤虧了視同銷售，對于商品無論是盤盈還是盤虧系統都應該可以查詢。根據盤點虛實的情況、根據帳存與實盤數量的差來決定盤點是否記帳。對于商品數量出入較大的，建議查清原因，不要輕易的去記帳。因為選擇記帳以后，系統會按照記帳的原則記帳，更改商品帳存數量，執行完記帳就無法再恢復復記帳以前的數據了。
2、總盤點
總盤點在流通企業中也有著非常廣泛的應用，一般每隔半年或一年企業就要進行一次總盤點。總盤點是相對于循環盤點而言的，它有以下幾個特點：1）必須停業進行；2）是對整個企業的所有商品進行盤點，其盤點對象范圍是所有部門、小組，所有的商品；3）總盤點一般要求企業停業。因此，會給企業造成經濟上的損失；4）總盤點是對整個企業中的所有商品進行清點。所以，避免了在循環盤點中由于商品擺放、拿亂引起的混亂，盤點數量更加準確；5）總盤點也可以理解為某個流通企業內部同時進行的各個部門的循環盤點，如果企業比較大，商品品種超過幾萬種，盤點的工作量非常大。這就必須將它分成每個部門、小組的盤點，各個部門、小組并行進行，以提高盤點的效率。從計算機管理角度出發，總盤點的業務流程與循環盤點相同。在總盤點中，分別按照不同部門或小組生成盤點帳存表，各自清點自己的商品，錄入各自的盤點表，生成各自的盈虧表，盤點記帳，調整各自的商品庫存。

三、商品周轉率分析
在計算機管理中，可以指定時間段，按照商品類別、所屬部門、小組生成商品周轉率的排行。參考格式如表一所示：注：既可以按周轉天數排序，也可以按周轉率排序。排序規則為升序或降序，可以只顯示前n名或后n名的商品。具體公式如下：周轉天數=日期段天數*（1/2）*（期初數 期未數）/日期段銷售量周轉率=1/周轉天數商品周轉率反映了商品周轉的快慢程度，周轉率越大表明銷售情況越好。因此，越要及時補貨，以防止脫銷、斷檔情況的發生。所以在資金允許的條件下，可以適當增加其庫存控制目標天數，以保證合理的庫存。反之，可以適當的減少其庫存控制目標天數。當然，增大庫存控制目標天數必須同時考慮商品保質期及資金占用情況。

四、脫銷商品分析當采購員不能及時補貨，或有大宗顧客購買，庫存商品不足時就出現了脫銷。因此，采購員要經常觀察商品庫存變化情況，以便及時補貨。通過脫銷商品分析可以對采購員進行考核。注：n為脫銷商品品種數合計脫銷次數為門店或小組要貨而倉庫庫存數不夠的次數脫銷箱數為每次脫銷箱數之和脫銷頻率=1/脫銷次數綜合脫銷狀況指數=∑（單品脫銷頻率X單品日均銷量/類、部門、小組日均銷量）綜合脫銷是由門店或小組有要貨請求，而倉庫庫存數量不夠造成的。因此，需要采購員及時補貨或增大庫存控制目標天數，保持庫存水平能夠維持正常的銷售。當然，增大庫存控制目標天數必須同時考慮商品保質期及資金占用情況。不能因增大庫存造成商品超過保質期或超額占用資金。

五、庫存水平分析
注：平均庫存量=（期初數 期未數）/2周轉天數=時間段天數X（1/2）X（期初數 期未數）/時間段銷售量周轉率=1/周轉天數進銷比率=階段進貨量/階段銷售量積壓商品量=∑[日實際庫存-（日均銷售量X庫存控制目標天數）]n：日期段天數對庫房管理人員或企業經理來說，要隨時掌握商品庫存情況，以便及時補貨，根據具體情況調整商品庫存水平，使商品庫存及資金占用比例更加趨于合理。用最合理的庫存水平及最有限的資金，創造最大的經濟效益。